Come descritto nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (nel seguito “MOG”), ogni dipendente, ex dipendente, candidato a posizioni lavorative, partner, cliente, fornitore, consulente, collaboratore e, più in generale, chiunque sia legittimo portatore di un interesse nei confronti della COLLINS Srl può inviare una segnalazione.
Ai sensi dell’art. 6, comma 2-bis D.Lgs. 231/2001, come modificato dal D.Lgs. 24/2023, la COLLINS Srl ha istituito i canali di segnalazione interna (di seguito i “Canali”) di cui all’art. 4 del Decreto Whistleblowing.
La gestione dei Canali è stata affidata ad un apposito comitato nominato ai sensi del predetto art. 4, comma 2 del Decreto Whistleblowing identificato nell’Organismo di Vigilanza della Società quali soggetti espressamente autorizzati a trattare i dati di cui al presente processo ai sensi dell’art. 29 e 32 del Regolamento UE 2016/679 e dell’art. 2-quaterdecies del D.Lgs. 196/2003.
Le segnalazioni consistono in comunicazioni scritte od orali di informazioni sulle violazioni, ovvero comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità della COLLINS Srl e che sono riconducibili a:
- condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o violazioni del MOG e del Codice Etico;
- illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali indicati nell’allegato al D.Lgs. 24/2023 ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione Europea indicati nell’allegato alla Direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell’allegato al Decreto;
- condotte che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
- condotte riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, persone, servizi e capitali;
- atti od omissioni che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea nei settori attenzionati.
Ove il segnalante non sia disposto a rivelare la propria identità, le segnalazioni sono accettate anche in forma anonima, se circostanziate e adeguatamente documentate (es. elementi che consentono di identificare i soggetti convolti, il contesto, il luogo e il periodo temporale dei fatti segnalati e documentazione a supporto).
Le segnalazioni sono ricevute dall’Organismo di Vigilanza (nel seguito “OdV”) che si occupa anche della relativa istruttoria. Entro 7 giorni dalla ricezione, sarà inviata comunicazione di ricevimento della segnalazione ed entro 3 mesi da tale avviso verrà fornito un riscontro sul seguito che viene dato o si intende dare alla segnalazione.
1.1 Percorso di segnalazione
I Canali istituiti dalla COLLINS Srl per comunicare all’OdV eventuali Segnalazioni sono:
- una piattaforma informatica accessibile tramite il seguente link: https://ourwhistleblowing.it/collins-srl
- una casella di posta elettronica: odv@collinsweb.eu
- posta ordinaria, inviando in forma scritta ed in busta chiusa la segnalazione all’indirizzo: “OdV” c/o COLLINS Srl S.r.l. Via Giorgio Rodocanacchi, 32 – 00054 Fiumicino
- mediante richiesta di un incontro diretto con l’OdV veicolata tramite uno dei canali citati in precedenza (forma orale)
I canali descritti garantiscono, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa comunicazione.
La persona segnalante può effettuare inoltre una segnalazione esterna, attraverso i canali attivati dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e/o una divulgazione pubblica (ad es. tramite stampa o social media), beneficiando della protezione prevista per le segnalazioni interne/esterne qualora, se, al momento della sua presentazione o divulgazione pubblica, ricorra una delle condizioni previste dal D.Lgs. 24/2023.
1.2 Tutela del segnalante
La COLLINS Srl assicura la protezione da qualsiasi forma di ritorsione, per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione, nei confronti dei segnalanti che effettuano segnalazioni in buona fede e di tutti i soggetti interessati e/o coinvolti nella segnalazione (es. facilitatori, colleghi o parenti dei segnalanti, soggetti a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione, etc.).
L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate senza il consenso espresso della stessa persona segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati, e fatti salvi gli obblighi di legge.
Sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante.
1.3 Responsabilità del segnalante
Non sono garantite tutele e sono previste sanzioni nei confronti del segnalante, ove possibile, nel caso di segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave che si dovessero rivelare false ed infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare la COLLINS Srl, il segnalato o soggetti interessati/coinvolti dalla segnalazione.
La COLLINS Srl si riserva la possibilità di intraprendere le opportune iniziative anche in sede giuridica.
1.4 Tutela del segnalato
Durante l’attività di verifica e di accertamento di possibili violazioni, le persone oggetto delle segnalazioni potrebbero essere coinvolte o informate di questa attività ma, in nessun caso, verrà avviato un procedimento unicamente a motivo della segnalazione, in assenza di concreti riscontri riguardo al suo contenuto. Ciò potrebbe avvenire eventualmente in base ad altre evidenze riscontrate ed accertate a partire dalla segnalazione stessa.
2 Protezione dei dati personali
Conformemente a quanto previsto dagli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 “Regolamento generale sulla protezione dei dati”, ogni trattamento dei dati personali forniti nelle segnalazioni è effettuato dalla COLLINS Srl nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali come da informativa disponibile al seguente link.
