Conformemente a quanto previsto dagli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 “Regolamento generale sulla protezione dei dati” (nel seguito “Regolamento”), la COLLINS Srl (nel seguito “COLLINS Srl” o anche “Titolare”) con il presente documento fornisce, qui di seguito, l’informativa sui trattamenti dei dati personali dei segnalanti, segnalati ed eventuali altri soggetti terzi coinvolti (“interessati”), effettuati dalla stessa in relazione alla gestione delle segnalazioni disciplinate dalla procedura whistleblowing.
- Identità e dati di contatto del titolare del trattamento
Titolare del trattamento ai sensi degli articoli 4, n. 7) e 24 del Regolamento è la COLLINS Srl con sede legale in Via Giorgio Radocanacchi 32 – 00054 Fiumicino (RM) i cui dati di contatto sono:
- Telefono: +39 06 99929833
- Indirizzo e-mail: info@collinsweb.eu
- Definizione di dati personali e informazioni relative alle attività di trattamento
Ai sensi del Regolamento, per dato personale si intende: qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.
Ai fini della presente informativa, il Titolare tratterà dati personali relativi al segnalato ed ai soggetti terzi citati all’interno della segnalazione, nonché, eventualmente, al segnalante, per perseguire le finalità del trattamento elencate nel paragrafo successivo. I dati sono raccolti attraverso la piattaforma whistleblowing o gli altri canali di segnalazione messi a disposizione dalla COLLINS Srl per la segnalazione di comportamenti illeciti, commissivi o omissivi, in violazione del Codice Etico e del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001 (nel seguito “MOG”). I dati forniti dal segnalante possono riguardare la Sua persona (forniti dal medesimo interessato, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento), oppure il segnalato o altri soggetti (forniti dal segnalante, dunque da un terzo, ai sensi dell’art. 14 del Regolamento). Le segnalazioni possono essere nominali o anonime. Nel caso di segnalazioni nominali, su scelta del segnalante, quest’ultimo potrà autorizzare l’associazione dei suoi dati personali alla segnalazione. Nel caso di segnalazioni anonime, i sistemi informatici aziendali non saranno in grado di identificare il segnalante. Per preservare le finalità investigative alla base della verifica, il segnalato può non essere messo a conoscenza del trattamento dei suoi dati da parte del Titolare fino al momento in cui la segnalazione non venga considerata fondata o siano state raccolte prove significative a favore della sua fondatezza. Tale rinvio verrà valutato, caso per caso, dai soggetti incaricati di svolgere le attività di indagine, in accordo con il Titolare, tenendo in debito conto l’interesse alla protezione delle prove, al fine di evitarne la distruzione o l’alterazione da parte del segnalato. Nel contesto della segnalazione potranno essere trattati dati personali comuni, categorie particolari di dati (art. 9 del Regolamento) e dati personali relativi a condanne penali e reati (art. 10 del Regolamento) nella misura in cui forniti nel contesto della segnalazione e pertinenti alla stessa.
- Finalità, base giuridica del trattamento e tempi di conservazione
| Finalità del trattamento | Base giuridica del trattamento | Conservazione dei dati personali |
| Gestione delle segnalazioni di condotte in violazione del Codice Etico e/o del MOG adottato dalla COLLINS Srl, incluse le attività istruttorie volte a verificare la fondatezza dei fatti segnalati e l’adozione dei conseguenti provvedimenti secondo quanto previsto nel MOG stesso, nonché di segnalazioni di condotte illecite come definite all’interno del D.Lgs. 24/2023 (whistleblowing). | Adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. c) del Regolamento (D.Lgs. 231/2001, D.Lgs. 24/2023). L’eventuale trattamento di categorie particolari di dati si fonda sull’art. 9, par. 2, lett. b) del Regolamento (assolvimento di obblighi e sull’esercizio di diritti specifici del Titolare e dell’interessato in materia del diritto del lavoro). L’eventuale trattamento di dati personali relativi a condanne penali e reati potrà avvenire in quanto autorizzato dal diritto dell’Unione e interno. | Tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D.Lgs. 24/2023. I dati personali afferenti a segnalazioni giudicate infondate saranno cancellati entro 2 mesi. |
| Accertamento, esercizio o difesa dei diritti del Titolare in sede giudiziaria e/o stragiudiziale. | Perseguimento del legittimo interesse del Titolare o di terzi ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del Regolamento (tutela giudiziaria e stragiudiziale). L’eventuale trattamento di categorie particolari di dati si fonda sull’art. 9, par. 2, lett. f) del Regolamento. L’eventuale trattamento di dati personali relativi a condanne penali e reati potrà avvenire in quanto autorizzato dal diritto dell’Unione e interno. | Per tutta la durata del contenzioso giudiziale o stragiudiziale, fino all’esaurimento dei termini di esperibilità delle azioni di impugnazione. |
- Eventuali destinatari o eventuali categorie di destinatari dei dati personali
Ai sensi del Regolamento, il trattamento sarà improntato ai principi di liceità, equità, trasparenza, limitazione della finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione. Il trattamento dei dati sarà effettuato tramite l’utilizzo di misure tecniche e organizzative idonee a garantire l’integrità, la riservatezza e la disponibilità dei dati mediante supporti cartacei e strumenti elettronici, informatici e telematici. Potranno venire a conoscenza dei dati forniti nella segnalazione i membri dell’Organismo di Vigilanza che riceve e gestisce le segnalazioni secondo quanto previsto dalla procedura whistleblowing. I suoi membri sono stati espressamente autorizzati al trattamento e dotati di adeguate istruzioni operative ai sensi dell’art. 29 del Regolamento e dell’art. 2 quaterdecies del D.Lgs. 196/2003. Per specifici aspetti oggetto della segnalazione, o qualora ritenuto necessario, potrà essere richiesto il supporto di ulteriori collaboratori della COLLINS Srl nel rispetto del principio di necessità e previa apposita autorizzazione al trattamento dei dati personali (art. 29 del Regolamento e art. 2 quaterdecies del D.Lgs. 196/2003).
I dati forniti nella segnalazione potranno essere comunicati, nel rispetto della legge, a soggetti operanti in qualità di titolari/responsabili del trattamento (es. Autorità Giudiziaria, Corte dei conti, ANAC, persone, società, associazioni o studi professionali che prestino attività di assistenza e consulenza in materia, fornitore della piattaforma tecnologica whistleblowing, etc.). L’elenco aggiornato dei “responsabili del trattamento” è disponibile scrivendo ai riferimenti riportati nella presente informativa (par. 1 “Identità e dati di contatto del titolare del trattamento”).
- Trasferimento dei dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale
Per quanto concerne i trattamenti in oggetto non sono previsti trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo o a un’organizzazione internazionale.
- Obbligatorietà comunicazione dei dati e conseguenze della mancata comunicazione
La comunicazione dei dati personali del segnalante non è obbligatoria; la segnalazione anonima avrà comunque corso secondo le previsioni normative.
- Processo decisionale automatizzato e profilazione
I dati forniti nella segnalazione non saranno sottoposti ad un processo decisionale basato unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione di cui all’art. 22 del Regolamento.
- Diritti degli interessati
Gli interessati hanno il diritto di ottenere dal Titolare, nei casi previsti, l’accesso ai dati personali a sé riferiti e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. 15 e ss. del Regolamento). Sarà sufficiente inviare una chiara comunicazione in merito al diritto che si intende esercitare ai riferimenti riportati nella presente informativa (par. 1 “Identità e dati di contatto del titolare del trattamento”).
Inoltre, ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento, gli interessati, qualora ritengano che il trattamento che li riguarda violi il Regolamento, hanno diritto di proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità (www.garanteprivacy.it).
Tuttavia, in base all’art. 13, comma 3, D.Lgs. n. 24/2023, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies, lett. f), del D.Lgs. 196//2003, secondo il quale, nel testo modificato dall’art. 24, comma 4, D.Lgs. 24/2023, “non possono essere esercitati con richiesta al titolare del trattamento ovvero con reclamo ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto […] alla riservatezza dell’identità della persona che segnala violazioni di cui sia venuta a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte, ai sensi del decreto legislativo recante attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 […], riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione […]”.
